的工作总结、教学、科研及其他管理记录、教学质量分析会纪要、重大教学事故分析报告、上级和内部考试、考核或评审的结果及原始记录等各种档案材料，现场抽查考核，到用人单位进行毕业生追踪调查等等。尽可能掌握完整、真实的第一手资料。也可请校外专家帮助咨询，调查分析，找出问题。
６、与系列标准对比分析，确定质量体系要素。在对学校的现状作了全面调查之后，就要将调查结果与系列标准进行逐条、逐项地对比分析，从而确定学校需要的体系要素。
７、确定组织机构、职责、权限和资源配置。在学校办学过程中，管理工作涉及方方面面，教育教学质量管理只是其中的一部分，它与其他管理活动密切相关。要落实质量体系展开以后对应的质量活动，就必须将各项质量活动的工作职责和权限分配到各个职能部门。一般地讲，一个职能部门可以负责或参与多个质量活动，但决不能让多个职能部门共同负责一项质量活动，以免出现相互推诿失误。资源是质量体系的重要组成部分。因此，学校应根据学科建设、专业发展和提高质量的需要，合理地进行人、财、物和权力资源的分配，促进质量活动的顺利开展。
（二）认真系统地编制质量体系文件
质量体系文件是学校开展质量管理和质量保证的基础，是质量体系审核和质量体系认证的主要依据。通常将质量体系文件划分为质量手册、质量体系程序、具体作业文件三个层次。
质量手册可以涉及一个学校与教育质量相关的全部活动或部分活动。手册的标题应反映其应用的领域和范围。它按规定的质量方针、目标和适用标准描述质量体系。其内容通常包括活动质量方针，影响质量的管理、执行、验证或评审工作的人员职责、权限及相互关系，教育质量体系程序和规程。根据使用范围的不同，一般分为质量管理手册和质量保证手册两大类。
质量体系程序是质量手册的支持性文件，是学校的各职能部门为落实质量手册的要求而规定的实施细则。编制质量体系程序就是要明确各体系要素和各项质量活动的５Ｗ２Ｈ，即应明确活动的目的和范围；做什么和谁来做；何时何地和如何做；应使用什么材料、设备、条件和文件；如何对活动进行控制和记录；每项活动应该达到什么样的水平、效果和标准。
作业文件的种类和形式很多。其中质量计划是将质量手册和质量体系程序文件与具体的活动项目相结合所产生的应用性文件。而质量记录是为证明活动满足质量要求的程度（如考试成绩记录、课程实验报告、实习鉴定表、教学检查听课记录等）或为质量体系要素运行的有效性提供客观证据。有些质量记录需要专门进行，而大量的是各种教学和业务活动自然留下的原始资料，只不过是这些资料需要根据质量体系要素的要求进行归类整理。
以上三个层次的文件既可分开，又可合并。在编制质量体系文件时，应把握系统性、协调性、科学性、可操作性和经济性的原则，按系列标准的要求，结合学校的实际情况，从整体出发，分析与教育质量有关的各个过程，统盘考虑质量体系文件的编写。各质量体系文件之间，体系文件与学校的其他管理文件之间应协调一致，构成一个有机整体。文件内容既要与标准的要求相衔接，又要充分结合实际考虑质量问题的预防性和体系有效性，便于操作。
（三）强化对质量体系运行过程的动态监控
实施质量体系的关键是在办学过程中使影响教育教学质量的全部因素始终处于受控状态，保持质量体系持续有效地运行。这一目的应主要通过人员培训、组织协调、信息反馈、质量体系审核、评审与评价和反复改进来实现。
人是质量体系资源中最重要的要素。人的素质、人的精神以及人与人之间的关系，都会影响质量体系能否有效地运行，所以GB/T 19000-ISO 9000系列标准把人员作为一个要素提出，并强调人员培训，调动和发挥人员的积极性。学校在贯标过